Relations professionnelles

Une jeune femme sourit et nous interpelle du regard

La délégation : partage, efficacité et collaboration

Alléger sa charge de travail tout en améliorant l'efficacité et la cohésion d'une équipe

Savez-vous déléguer ?

Pour certains,déléguer signifie se débarrasser de ses responsabilités, se défaire de ce qui est déplaisant. Il peut être utile de se décharger sur quelqu'un de tâches qui nous rebutent.

Ce n'est pas forcément manquer à ses responsabilités si l'ensemble des objectifs de la délégation sont respectés.

Certains hésitent à déléguer. Parmi les réticences, il y a la crainte de perdre la maîtrise des choses. Cependant, en principe, déléguer n'implique pas une telle finalité. Certains pensent aussi qu'ils feront plus vite ou mieux s'ils se chargent eux-mêmes d'un travail. Ce n'est pas forcément faux mais la délégation offre des avantages indéniables surtout sur le long terme. L'un de ces avantages tient précisément en la possibilité de former quelqu'un qui pourra ensuite durablement s'occuper d'un travail.

Que signifie déléguer ?

Déléguer est un moyen de mieux assumer ses responsabilités. Le verbe « déléguer » a le sens de « envoyer pour un but déterminé, charger d'une mission, désigner quelqu'un pour (le) représenter, confier une responsabilité ou un certain pouvoir ». Ne perdons pas de vue, toutefois, que celui qui délègue reste responsable du résultat.

Déléguer peut fournir une aide précieuse, par exemple sur des questions de détails très gourmandes en temps. Ayant en vue de tels avantages, comment peut-on déléguer de façon efficace ?

Déléguer : confier une responsabilité ou un certain pouvoir à quelqu'un.

D'abord, définissez clairement la tâche. Il convient d'être très explicite sur ce point. Dans la pratique, cela revient à contextualiser le travail, c'est-à-dire à expliquer ce que l'on veut, avec la possibilité de vérifier que l'on est parvenu au résultat.

Si l'on demande à quelqu'un d'améliorer la qualité d'un service d'accueil, par exemple, l'instruction est bien trop vague et ne permettra sans doute pas d'avancer correctement. En revanche, en précisant que c'est la décoration que l'on veut voir rafraîchie, il y a matière à application. Et ces instructions précises favorisent une bonne organisation.

Le demandeur pourra ainsi définir les délais escomptés, les matériaux à utiliser, le budget disponible, etc. Si cela s'y prète, il serait très dynamisant de demander son avis à la personne choisie. Il faudra aussi lui préciser explicitement quelle latitude de décision lui est accordée. On peut gagner un temps considérable en laissant à quelqu'un le soin de décider des étapes utiles lorsque cela est possible. De la sorte, il déduira quand il convient de s'assurer d'abord de votre aval.

Le délégataire pourra éprouver le véritable sentiment d'être un collaborateur et non un simple exécutant. C'est un pas vers l'autonomie de cette personne qui sera ensuite sans doute toute dévouée à l'accomplissement d'autres tâches, peut-être plus complexes. Autant d'occasions supplémentaires de déléguer et donc de s'alléger dans nos propres charges.

Un peu d'organisation

Un petit garçon est habillé en homme d'affaires et consulte un volumineux agenda

Bien déléguer, c'est aussi choisir les bonnes personnes

Si plusieurs personnes sont retenues pour se voir confier des activités, prudence quant à l'éventuelle superposition des responsabilités respectives.

Prenons un exemple simple. Vous confiez à quelqu'un la tâche d'entretenir un local. Il doit veiller à la propreté et à la salubrité du lieu. Une autre personne se voit confier la même mission pour un autre local. Une troisième, enfin, est chargée de faire exclusivement les vitres de l'ensemble des locaux car cela réclame un matériel spécifique.

Il faudra alors être clair et préciser aux deux premiers que leur travail concerne bien leur zone, à l'exception des vitres qui seront traitées à part. En cas de flou, le même travail pourrait être fait plusieurs fois... ou pas du tout. C'est la fameuse petite histoire selon laquelle tout le monde pensait que quelqu'un le ferait sans que personne ne s'en charge... Ici la gestion est simple. Imaginez ce qu'il en serait pour des attribution bien plus complexes et avec plus de monde. Nous avons probablement tous en tête une anedocte à ce propos...

Le choix des personnes est également important. S'il est très constructif de confier des activités à des gens en vue de les préparer à d'autres responsabilités, il ne s'agit pas non plus de déléguer pour déléguer.

Confier des activités en vue de préparer à d'autres responsabilités.

Parmi les critères de sélection figure le caractère des protagonistes. Si vous confiez une part du service accueil client à un comptable habitué à ses minutieuses compositions au fond d'un bureau discret, il se peut qu'il se sente un peu perdu. Non parce que c'est un incapable mais parce que ce n'est pas dans son caractère. De même, un collaborateur habitué aux contacts et aux relations humaines peut trouver peu engageant de se voir enfermé tout seul pour des actes de gestion, fut-ce une démarche promotionnelle.

On peut certes imaginer des actions de formation pour préparer l'un et l'autre mais il sera difficile, et donc plus coùteux, de leur faire abandonner leur nature. Un bon moyen consiste à leur confier d'abord des missions simples et sans grande envergure, vraisemblablement « dans leurs cordes », et de recueillir leurs réactions... et les résultats.

Vos gens ont-ils les moyens d'accomplir la tâche qui leur est confiée ? C'est une des responsabilités de celui qui délègue que de prévoir ces besoins. Faut-il du matériel ? De l'argent ? Des personnes supplémentaires ? Eventuellement, il pourra être utile de communiquer à ce propos. On peut le faire lors d'une réunion, informellement ou l'afficher. Selon l'ampleur de la tâche, d'autres personnes auraient peut-être intérêt à savoir qui fait quoi. De la sorte, la coopération sera plus fluide.

Le principal intéressé reçoit par là même une certaine crédibilité dont il vous saura gré. Il pourrait alors, de sa propre initiative, s'assurer du concours de personnes utiles et disponibles. Lorsque la délégation est ainsi complètement définie, elle devient efficace.

La responsabilité ne se délègue pas

Autant que possible, assurez votre nouveau collaborateur de votre soutien. Ainsi, il serait sage de se rappeler qu'il peut y avoir plusieurs bonnes façons de faire quelque chose. Sans doute auriez-vous procédé autrement. Mais si le résultat convient à l'objectif initial, votre aval sera une aide précieuse. On a vu des gens prendre confiance en eux précisément parce qu'on leur a laissé une certaine latitude dans la réalisation. Celui qui délègue conserve toutefois un droit de regard sur l'avancement des choses et en prévoit le contrôle régulier.

Certains sont devenus des collaborateurs efficaces et réguliers. Parfois, leurs idées seront meilleures que les nôtres... Saurons-nous le reconnaître...? Un conseiller commercial a déclaré : « Déléguez le travail, non pas la façon dont il est fait. (...) Souvent, un talent créatif se révèle. » Il se peut aussi tout simplement que, dans son application sincère, ce collaborateur soulève des problèmes non anticipés et qui méritent examen.

Bien déléguer peut considérablement alléger notre travail et libérer du temps pour des actions prioritaires. C'est aussi s'assurer la collaboration de personnes qui deviendront elles-mêmes plus compétentes et autonomes. Au fur et à mesure, cette collaboration globale peut favorablement contribuer à améliorer tant les performances que la cohésion d'une équipe. Ces avantages méritent que l'on y pense. Et penser, ça ne se délègue pas...

 

Frédéric Huguenin - VR2


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