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Un homme et une femme en entretien © WavebreakMediaMicro - Fotolia.com

Discuter, échanger, s'entretenir : l'art et la manière de communiquer.

« Seule la marge d'erreur ou d'ignorance qui se glisse dans l'évaluation de deux individus l'un par l'autre détermine vraiment la marge d'absence qui s'établit entre eux. »
- Hélène Ouvrard - La fleur de peau

L'entretien professionnel

L'entretien professionnel est un moment fort de l'entreprise. Un moment fort pour le manager comme pour l'employé. Du coup, mieux cet entretien sera préparé par les deux parties, mieux il se déroulera et meilleur sera son effet sur les activités de l'entreprise. Voyons ici le rôle du manager.

Il circule des idées reçues à propos de ces entretiens, idées émanant tant des habitudes que des traditions ou de la culture de l'entreprise. Il est toujours temps de (re)donner à ces moments privilégiés la dimension humaine et technique qui leur revient.

L'entretien professionnel est bien un entretien

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Comme nous allons le voir, cet entretien est avant tout... un entretien. Par définition, un entretien est un « échange de paroles », et qui dit échange dit réciprocité. En principe, donc, un entretien professionnel ne doit pas ressembler à un genre d'interrogatoire. D'ailleurs, cette seule évocation suffit à générer dans les esprits la méfiance, le doute, voire la crainte.

L'objectif est de faire avec le candidat le point sur ce qui s'est passé, sur ce qui se passe et sur ce qui va se passer. La formule paraît simpliste, elle a cependant le mérite de présenter les trois axes temporels qui figureront, avec transparence, dans le dialogue - et le mot dialogue est volontairement choisi pour renforcer l'esprit de l'entretien, de l'entretien professionnel.

Un entretien est un « échange de paroles » et qui dit échange dit réciprocité.

Bien entendu, parmi les idées échangées, on trouvera les mentions de bilan, de résultats, de capacités, de compétences, de motivation, d'objectif et, assez souvent, de formation.

Dans cet enchaînement de dénominations au fort caractère professionnel, on retrouve cette vague du temps présent animée par le souffle de l'avenir qui passe. La tournure pseudo-poétique veut souligner le rapport permanent entre ces différentes phases de la vie en entreprise. Décidément, l'entretien professionnel n'est pas un simple accident d'emploi du temps.

Le manager accorde à ce moment la dimension qu'il réclame. Et pour en favoriser la réussite, il prépare cet entretien. Il est rarement seul pour cela, en ce sens, au moins, où il a une claire idée de ce que l'entreprise attend de ses employés. Il se peut qu'il prenne justement le temps de rencontrer les acteurs clefs de celle-là, afin de définir quelles orientations s'inscrivent avec pertinence dans le parcours, passé et futur, du candidat. Il est bien évident que, selon le poste occupé, la ligne de conduite sera différente. Le manager doit également être en mesure de faire le point sur les acquis. Eventuellement, il pourra disposer des informations et outils propres à l'entreprise et utiles à cette fin.

La précaution invite à se référer à des données explicites, vérifiables et concrètes. Il serait dommage de rester dans le vague, mélangeant des informations globales et trop peu représentatives des activités d'une personne. Dire à quelqu'un « c'est bien ce que vous avez fait » n'est même pas motivant puisqu'il n'est pas possible de savoir exactement ce qui est bien et pourquoi. Le problème pourra être encore pire s'il s'agit de pointer des dysfonctionnements ou des attitudes à améliorer. Ceci implique de la part du manager une claire vision du parcours de son vis-à-vis. En principe, des outils de contrôle et de pilotage internes permettent de tracer les caractéristiques univoques du travail fourni par quelqu'un.

Le manager pendant l'entretien d'évaluation

Discussion entre homme et femme © Fedels - Fotolia.com

Transparence, professionnalisme, souplesse : les marques de l'élégance.

Le manager le mieux renseigné ne pourra gérer correctement sa connaissance du contexte s'il ne s'implique pas, de façon professionnelle et pourtant élégante, dans un véritable échange. Qu'est-ce qu'une façon élégante de s'entretenir ? C'est une façon efficiente, agréable, encourageante et honnête de discuter. Cela ne signifie pas réduire l'entretien à une discussion de comptoir sous des prétextes de convivialité. Un haut degrés de professionnalisme est nécessaire et incorpore des éléments facilitateurs de la conversation.

Parmi les facilitateurs de la conversation, il y a... le silence. Ecouter avec attention est en effet un fondement d'un entretien réussi. Il ne s'agit pas seulement de savoir mais bien de comprendre. Le savoir est probablement déjà acquis de par la préparation en amont de l'entretien. Comprendre laisse la place à une certaine improvisation, voire à des surprises. Ecouter est tout un art, l'art de la communication.

Cela ne signifie pas pour autant que le manager ne dit plus rien ! Bien au contraire. Il oriente, guide, suscite, recueille et fait clarifier éventuellement le discours du candidat. Il questionne délicatement, reformule et valide les propos. Pendant ce temps, les interruptions et dérangements multiples (téléphone, collègues, ...) sont rendus impossibles.

La critique constructive est dans la recherche de solution.

Ensuite, le manager pourra commencer à conjuguer les verbes au futur. Ce sera le moment d'évoquer les orientations nouvelles ou pérennes pour cet employé. Si nécessaire, ce manager donnera des pistes précises, surtout s'il s'agit de rectifier ou adapter des choses.

Peut-être faudra-t-il même parler de critique. Il est sans doute assez rare d'avoir à aborder des questions graves à ce moment. Nul doute que si un comportement prêtait à « mise-au-point », celle-ci aura été formulée au moment des faits. Si un manager garde légitimement un oeil sur ses équipes en permanence, on l'imagine pourtant mal noter tout au long de l'année une liste de récriminations pour les « déballer » toutes le même jour !

La critique se veut constructive. Ceci implique donc qu'elle porte bien sur des aspects concrets et souvent ponctuels et non sur la personne. De plus, la critique constructive est dans la recherche de solution. Le manager aura probablement réfléchi aux réponses adaptées et en discutera avec l'employé. Mis à contribution dans la résolution d'un éventuel problème, celui-ci reste ainsi acteur et participant, rôle gratifiant et encourageant. Oui, c'est encore très élégant...

Le responsable parlera peut-être des questions de rémunération. Il fera le point sur la discussion, vérifiant la concordance entre les idées exprimées et leur conclusion précise. Enfin, il est fréquent que le manager suggère des voies vers la formation. Puisque nous y sommes, rappelons que VR2 est avant tout un organisme de formation. Au final, chacun doit avoir l'impression d'avoir fait un point clair, d'avoir aborder des questions importantes et d'y avoir trouvé réponse. Le ressenti est en principe celui d'une collaboration ouverte et prometteuse. En principe...

Tous ces aspects sont pris en compte dans les formations VR2 à la conduite de l'entretien professionnel. Il s'agit de faire le point sur ce que l'on attend d'un entretien professionnel selon les dispositifs en vigueur. Le déroulement de l'entretien est envisagé depuis sa préparation jusqu'à sa conclusion en passant par son déroulement, avec ou à partir de l'expérience des stagiaires.

Les simulations et conseils donnent au manager des repères et des moyens de comparaison pour adapter sa démarche à la culture de son entreprise. Une importante partie du programme a trait à la communication, ses outils et ses principes, ses méthodes et ses fondements. L'entretien professionnel reste une phase mettant à contribution les capacités relationnelles du manager et peut-être même son charisme. C'est un exercice requérant application, sérieux et investissement personnel. C'est le prix de l'élégance.

 

F. Huguenin - VR2


 

 

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