Juillet - Aout 2011

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Une femme regarde sa montre © Oleg Shelomentsev - Fotolia.com

Il n'est pas trop tard... pour devenir ponctuel.

« Les rendez-vous ne seraient pas désagréables si les gens ne vous faisaient pas perdre tant de temps à vous expliquer pourquoi ils sont en retard. »
- Pierre Daninos

La ponctualité (suite)

Le manque de ponctualité est un phénomène répandu mais jamais apprécié. Il porte atteinte à la réputation et à la confiance que l'on accorde à quelqu'un. Il est important de corriger ce défaut, surtout en milieu professionnel. Heureusement, il est raisonnablement possible d'y parvenir.

Si les personnes régulièrement en retard nuisent à leur réputation, les conclusions à leur propos peuvent être plus lourdes encore. En effet, le manque de ponctualité - phénomène en croissance dans le monde du travail - est considéré comme un premier indice de l'érosion de la morale du travail. Or, selon le magazine Futurist, « 55 % des cadres supérieurs [américains] interrogés pensent que l'érosion de la morale du travail desservira les performances des entreprises dans l'avenir. »

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Dans l'immédiat, le retardataire chronique s'expose à passer pour une personne sans conscience professionnelle. Inutile de préciser que ce travers est rédhibitoire lorsqu'il s'agit d'embauche, de promotion ou de confier une tâche à quelqu'un, en particulier si elle est importante. Bref, en exagérant à peine, qui aura envie d'avoir une telle personne dans son entreprise... ?

Peut-être êtes-vous une victime de la procrastination. Ou bien avez-vous l'habitude de faire les choses au dernier moment, justifiant ce décalage avec une formule du genre : « Je préfère qu'il y ait un peu de pression pour faire quelque chose, ça me 'booste' ! » Ou encore, il y a trop de choses dans votre emploi du temps et forcément, « ça ne rentre pas tout. » Quoi qu'il en soit, si vous vous reconnaissez dans une des ces situations - ou dans une autre - il est nécessaire de faire quelque chose. Il est nécessaire de s'organiser.

Comment gérer efficacement son temps ?

Première démarche, simple, classique, indémodable et efficace : faire une liste des tâches. Cette méthode a aussi l'avantage d'être transmissible, c'est-à-dire que, même si une autre personne doit reprendre vos activités en cours, elle pourra se référer à la liste maintenue à jour des avancées de vos travaux. De plus, rédiger cette liste vous suggère de hiérarchiser les actions, de repérer les plus importantes. Posez-vous alors ces questions : quels sont les urgences, les impératifs et les choses les plus importantes ? Certaines affaires peuvent-elles être volontairement remises à plus tard - et ce n'est alors pas de la procrastination mais de la programmation ? Eventuellement, définissez combien de temps sera alloué à chacune des parties.

Pour bien comprendre la valeur de ce principe de hiérarchisation, prenons un exemple de la vie courante. Vous devez aller récupérer vos enfants à la sortie de l'école. C'est une tâche importante. Vous ne voulez pas, en effet, qu'ils restent trop longtemps à vous attendre, au risque de rester seuls devant l'école. Vous devez également faire quelques courses. C'est important aussi, mais par rapport aux enfants, ce n'est pas prioritaire. Il est en effet généralement plus facile de décaler le moment des courses que celui de la sortie des classes.

Utilisez la « stratégie du bocal » pour organiser vos activités.

Vous allez vous diriger vers l'école quand vous vous apercevez que vous êtes un peu juste sur l'horaire. D'important, ce déplacement devient urgent, car vous ne pouvez pas repousser trop loin cette échéance. Mais voilà qu'au cours du trajet un pneu se dégonfle. Il faut réparer. Ce n'est pas seulement important ou urgent, c'est impératif ! Tout au moins, il est impératif de trouver une solution pour accomplir la tâche urgente de rejoindre les enfants. Pourquoi pas, en effet, emprunter un véhicule ou demander à une amie de se charger exceptionnellement de vos petits.

Ce petit exercice virtuel (quoique...) pour illustrer la difficulté, parfois, de ranger correctement dans une liste (ici, mentale) les différentes choses à faire dans le bon ordre.

Vous pouvez également utiliser la « stratégie du bocal » pour organiser vos diverses activités de la meilleure façon possible. De quoi s'agit-il ?

Imaginez la chose suivante : vous disposez d'un bocal, pour l'instant, vide. Vous devez y faire entrer des gros cailloux ainsi qu'une certaine quantité de sable. Deux possibilités. La première consiste à verser le sable dans le bocal en premier. C'est tentant, car le sable va occuper proprement et intégralement une partie de l'espace disponible. Ensuite, vous tentez de faire entrer les cailloux. Mais leurs formes grossières ne vous permettent pas de les disposer régulièrement dans l'espace restant. Il y a pourtant des interstices vides. Probablement, quelques cailloux ne pourront pas du tout entrer dans le bocal. C'est l'échec.

Deuxième solution : vous placez d'abord les cailloux dans le bocal. Apparemment, vous perdez de la place puisqu'il y encore des interstices entre les cailloux. Cependant, comme le bocal est vide, vous parvenez à faire entrer tous les cailloux. Ensuite seulement, vous versez le sable dans le bocal. De par sa nature fluide, le sable va combler tous les interstices et remplir chaque micro-espace du bocal. Finalement, les cailloux et le sable entrent complètement dans le bocal. C'est gagné.

Que conclure ? Les cailloux sont les choses les plus importantes à faire. Le sable, les choses secondaires. Le bocal est votre espace-temps. En commençant dans le bon ordre, vous aurez toutes les chances d'accomplir toutes les actions, importantes et moins importantes. Les activités secondaires viendront « se glisser » entre les choses importantes.

Comptez large

Un chronomètyre

Gérer la tactique plutôt que subir le tic-tac.

Une jeune femme se souvient de l'organisation spécifique mise en place par sa mère, alors qu'elle et ses frères et soeurs étaient enfants. Elle raconte : « Si nous devions être à un rendez-vous pour 14h30, maman nous demandait de commencer à nous préparer une heure quarante-cinq avant. Nous devions avoir le temps de déjeuner, de faire la vaisselle, de nous habiller et de nous rendre au lieu de rendez-vous. La ponctualité est tout simplement devenue une habitude chez nous. » Une habitude qui lui rend encore service aujourd'hui.

Par exemple, et comme évoqué précédemment, il est utile d'anticiper sur de possibles imprévus. La même jeune femme, devenue adulte, explique : « Dernièrement, j'ai dû passer prendre plusieurs personnes pour une réunion importante. En route, un pneu de ma voiture a crevé. Je l'ai fait réparer, et même ainsi j'ai pu aller chercher les personnes à temps. Voyez-vous, je prévois toujours du temps supplémentaire pour une panne ou des bouchons éventuels. »

« Je prévois toujours du temps supplémentaire pour une panne ou des bouchons éventuels. »

Le défaut de ponctualité n'est pas une fatalité. Même si vous n'avez pas encore de bonnes habitudes à ce propos, il est toujours temps d'y remédier. Une autre personne, retardataire invétérée, avoue : « Récemment, j'ai décidé de m'améliorer. Même si ce n'est pas facile, je fais des progrès. » Il semble donc qu'avec un peu d'application et une certaine détermination; il soit possible d'inverser la tendance.

Parmi les suggestions pour corriger ses pratiques, il y a la possibilité de demander à quelqu'un de ponctuel comment il s'y prend. Vous serez peut-être surpris de voir que la plupart font état de choses assez simples. Il se peut qu'ils aient été confrontés au même problème que vous. Quoi qu'il en soit, personne ne s'offusquera de se voir sollicité dans une optique d'amélioration. C'est même assez flatteur d'être choisi pour référence. Ce sera également valorisant pour votre propre image, témoignant ainsi de votre louable intention. Surtout, ne remettez pas à plus tard la mise en application de ces conseils... C'est impératif !

 

F. Huguenin - VR2


 

 

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