N°46 - La Newsletter VR2 - Vie professionnelle

« Dans la société de l'information, personne ne pense. Nous pensions bannir le papier mais nous avons en fait banni la pensée.  » – Michael Crichton, Jurassic Park.

Le bureau sans papier

Deux personnes travaillent sur des documents © bloomua - Fotolia.com

Numérique vs papier ?

Le bureau sans papier est un concept qui consiste(rait) à travailler et stocker des informations sur support exclusivement numérique et informatique. Cette optique est freinée par la préférence persistante pour le papier.

Sur quoi lisez-vous cette lettre d'information ? Ordinateur ? Tablette ? Smartphone ? Ou papier... ? Cette dernière option est peu probable compte tenu de la diffusion informatique des articles.

A moins que vous n'ayez prévu d'en présenter le contenu à quelqu'un. Et encore, vous préférerez vraisemblablement une diffusion par e-mail ou sur réseau social.

Vu comme ça, on se demande finalement si on a encore bien besoin de papier. Cela dit, la rédaction de cet article en a réclamé, car il a été imprimé pour les vérifications et corrections.

Tourner la page du papier ?

L'essentiel

  • Le bureau sans papier est une aspiration moderne et présentée comme solution d'avenir. Il permettrait gain de place, de temps, d'argent.
  • Mais le papier continue d'être le support le plus utilisé.
  • Même les avancées technologiques génèrent beaucoup de papier, par impression.
  • Le papier garde des atouts sensoriels et psychologiques difficiles à remplacer.
  • Cela nous rapproche de prévisions antérieures selon lesquelles nous pourrions bientôt nous passer complètement de papier. Ainsi, le futurologue Alvin Toffler affirmait qu'imprimer des documents, c'était faire des machines électroniques de traitement de texte un usage primitif et contraire à leur esprit.

    En 1981, la société IBM lança sur le marché les premiers ordinateurs personnels, les fameux PC. Elle ne prévoyait alors pas d'imprimante. Pour certains, cela signifie que la société était convaincue de la prochaine disparition du papier, voué à la mémoire des musées et des salles d'archives empoussiérées.

    Qu'en est-il finalement ? Scott McCready, analyste chez IDC, société d'études de marché, déclare : « L'informatisation des bureaux nous a donné les moyens d'augmenter notre production de papier de plus de 25 % par an ». Le cabinet de conseil CAP Ventures estime qu'en 1998 le monde comptait déjà plus 218 millions d'imprimantes, 69 millions de fax, 22 millions de machines polyvalentes, 16 millions de scanners et 12 millions de photocopieurs. Le point commun à ces machines est le papier. Et avec le succès d'internet, la masse d'informations à traiter, et souvent à imprimer, a explosé. Comble du paradoxe, une quantité impressionnante de revues sont précisément dédiées à l'informatique, ainsi que les innombrables manuels d'utilisation.

    « L'informatisation [a augmenté] notre production de papier de plus de 25 % par an »

    Selon l'AIIM (Association for Information and Image Management) les organisations professionnelles ou non impriment, faxent ou copient mille milliards de documents par an. Le papier représentent 62 % de l'archivage des entreprises. La même association estime que l'impression papier devrait passer de 320 millions de tonnes chaque année à environ 450 millions de tonnes en 2030.

    Selon Marc Delhaie, P-DG d'Iron Mountain France, « l'environnement de bureau sans papier est irréaliste pour beaucoup. Toutefois, il est possible de mieux gérer les documents papier. Les entreprises vont continuer longtemps à produire et reproduire des documents papier, qu'elles devront stocker. Notre étude (confiée à Coleman Parks Research en août 2012, portant sur 760 entretiens en entreprise dans 6 pays européens) montre que 1 % seulement des entreprises européennes ont réussi à instaurer un environnement sans papier ».

    Le papier toujours dans les papiers

    Pourquoi le papier résiste-t-il de la sorte à la dématérialisation ambiante ? Le fabricant de papier International Paper avance cette explication : « Les gens ne veulent pas seulement l'information sur leurs écrans ; ils la veulent dans leurs mains. Ils veulent pouvoir toucher, plier, marquer une page ; faxer, photocopier et consulter ; gribouiller dans la marge ou afficher fièrement sur la porte du réfrigérateur. Et surtout, ils veulent pouvoir imprimer – vite, bien et avec de belles couleurs ».

    « Les gens aiment le papier. Ils veulent le sentir dans leurs mains, ajoute Dan Cox, représentant d'un fournisseur de matériel de bureau. Jerry Mallory, archiviste au service des bibliothèques et des archives de l'Arizona, annonce quant à lui : « Nous avons assisté à des tentatives visant à instituer le bureau sans papier. Mais les milliers d'ordinateurs que nous voyons autour de nous ont un point commun : ils sont tous reliés à au moins une imprimante ».

    Il faut rappeler que le papier a d'énormes avantages. Facile à manipuler, relativement bon marché, on peu l'archiver facilement et il est recyclable. Dans le cas d'un livre — une application bien spécifique du papier — on se promène facilement dans l'ouvrage avec une nette perception de sa localisation dans le texte et par rapport au début et à la fin du livre. Le lecteur éprouve la matérialité de l'opuscule, il peut le corner, le triturer, le sentir dans ses mains ou dans son sac. Le livre est à lui et il est bien là.

    Comparaison est faite — pour ne parler que d'un aspect — avec les applications de lecture sur écran, tablette ou liseuse. La lecture est subordonnée à la compatibilité des appareils, aux préférences « propriétaires » — au sens informatique du terme — et le livre « n'existe pas » réellement, n'appartient pas complètement à son lecteur. Par définition, c'est virtuel*.

    « Les gens aiment le papier. Ils veulent le sentir dans leurs mains ».

    Phénomène intéressant, beaucoup accordent plus d'importance, voire de confiance, à un document imprimé. Un écrit sur papier retient mieux l'attention, sa lecture est généralement plus aisée et il semble symboliser plus nettement le résultat, la concrétisation d'efforts ou de démarches. Enfin, pour les affaires importantes, le stockage sur papier rassure plus qu'un stockage virtuel, sur disque ou serveur. Il faut finalement peu de chose pour perdre irrémédiablement des données informatiques, risque qui paraît souvent supérieur à celui du classique incendie.

    Se pose aussi la question de la sécurité. Les cybercriminels font régulièrement parler d'eux. Si la plupart d'entre nous ne traitons pas de données trop sensibles, il est difficile de savoir si quelqu'un a ou aura accès à nos données, ne serait-ce que le service de maintenance de l'espace de stockage. Et en plus, cette maintenance a elle-même un coût non négligeable.

    Autre aspect, celui de la durée de conservation. Il nous manque encore du recul pour évaluer dans le temps la pérennité du stockage informatique, estimée, selon certains, à une quinzaine d'années. Dans de bonnes conditions, un document papier pourrait, quant à lui, durer des siècles. Et puis, qui n'a pas été confronté à la difficulté de récupérer un document informatique « ancien » pour la seule raison qu'un système récent ne prenait plus en charge des logiciels ou des formats obsolètes ? Qu'en sera-t-il, finalement, de tous nos documents dans quelques années si la fièvre de la concurrence continue de pousser les constructeurs à des aménagements perpétuels de leurs produits ? Reste le stockage virtuel, comme le Cloud, mais se pose de nouveau la question de produire ensuite ces données autrement que sur papier.

    Il y a encore la question écologique contre le papier. On estime qu'un arbre peut produire en moyenne 12 000 feuilles de papier, mais la demande est extrêmement forte. Que conclure ? Point d'inquiétude, répliquent les producteurs de papier.

    Près de 50 % de la production seraient issus de copeaux, c'est-à-dire de déchets de l'industrie du bois. Autant de matériaux qui échappent à la décharge ou à l'incinération, très polluantes et contribuant alors au réchauffement de la planète. Bref, l'usage du papier serait écologiquement justifiable, bien plus que le traitement des déchets électroniques.

    Selon une étude commandée par le Conseil mondial des entreprises pour le développement durable (WBCSD), il n'est pas nécessaire d'épuiser les ressources naturelles pour produire du papier. Les arbres repoussent, d'autres sont plantés et le papier est recyclable. Cependant, « les pratiques industrielles devront encore être modifiées à toutes les étapes du cycle du papier : gestion des forêts, production de la pâte et du papier, utilisation du papier, recyclage, récupération de l'énergie et élimination des déchets ».

    En attendant

    Ce n'est pas une raison pour gaspiller le noble matériau. Que pouvons-nous déjà faire à titre personnel pour limiter l'usage de papier ?

    Imprimez moins, seulement lorsque c'est indispensable et après les traitements informatiques définitifs.

    Choisissez une taille de caractère petite mais lisible dans le cas de gros documents.

    Désactivez l'éventuelle fonction de page de test de votre imprimante si elle est systématique.

    Recyclez soigneusement le papier. Assurez la facilité matérielle de ce circuit (information, signalisation, bacs dédiés, etc...).

    Recyclez d'abord vos feuilles en brouillons, donnez leur une deuxième vie.

    Imprimez en recto verso lorsque c'est possible.

    Faites circuler les documents plutôt que de distribuer un exemplaire à chaque personne.

    Envoyez vos fax depuis votre ordinateur, sans les imprimer. Si toutefois nécessaire, n'ajoutez pas de page de garde.

    N'imprimez pas inutilement des courriers électroniques.

    Le bureau sans papier permettrait de gagner de la place, probablement du temps et donc, selon la célèbre formule, de l'argent. Il facilite le classement et l'accès aux données. En y regardant bien, on ne lui trouve presque que des avantages. Du moins sur le papier...

    F. Huguenin - VR2

     

    *Virtuel : un dictionnaire définit le virtuel comme « Qui existe sans se manifester ». C'est dire si le papier garde une longueur d'avance en matière de concret...

     

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