<

Comportement

Procrastination (suite) : du temps perdu au temps retrouvé...

Dans la précédente newsletter nous avons abordé le phénomène de la procrastination Voir la première partie. Comment lutter contre cette voleuse de temps ? Quels moyens mettre en oeuvre ? Est-ce difficile de rompre avec cette habitude ?


Nous ne sommes pas tous égaux devant la procrastination. Dans le livre « Faire son travail sans tarder : une question d'habitude » (angl.), Neil Fiore écrit ceci: Les trois grandes causes de la procrastination sont : le sentiment d'être une victime, le fait d'être débordé, la peur de l'échec

A quelle catégorie appartenons-nous donc ? Peut-être à plusieurs à la fois ! Cela dit, si nous nous examinons honnêtement, il est possible d'identifier les raisons fondamentales qui nuisent ainsi à notre organisation. Et une fois reconnu, un travers peut faire l'objet de tous nos efforts pour y remédier.

Identifier la coupable

Maintenant, que faire si nous ne pouvons pas véritablement repérer ce qui nous incite à la procrastination ? Les raisons sont-elles plus obscures que prévues ? Dans un tel cas, il peut être judicieux de suivre cette suggestion : pendant une semaine, gardez avec vous un calepin et de quoi écrire. Notez ensuite ce que vous faites de votre temps... chaque demi-heure écoulée.

Des méthodes précieuses en matière de gestion du temps

Cette astreinte peut sembler pénible mais elle aura plusieurs avantages - et ne la remettons pas à plus tard ! D'abord, vérifier si oui ou non nous sommes sujet à la procrastination; en effet, avec un tel « suivi », difficile de passer à côté de « preuves » tangibles. Ensuite, cela vous renseignera précisément sur la façon dont vous occupez votre temps. Au-delà de notre propos sur la procrastination, ce sont des méthodes d'investigation précieuses en matière de gestion du temps.

Il y a parfois des suprises. En englobant également sa vie privée dans cette « étude », une personne s'est aperçue ainsi qu'elle passait près de trois heures et demi chaque jour devant la télévision. Soit dit en passant, c'est à peu près la moyenne nationale en France... Et elle avait pourtant le sentiment de ne « jamais s'arrêter ». Elle décida alors de convertir une partie de ce temps (« la-demi-heure-des-infos-de-midi ») en un temps d'étude d'une langue. Langue qu'elle parle et lit maintenant couramment.

Sans aller jusque-là, et même en ciblant seulement le contexte professionnel, il peut être extrêmement pertinent de faire le point sur la valeur réelle du temps que nous consacrons à des choses plus ou moins importantes. Ce sera peut-être aussi le moment de réfléchir aux moyens de délégation.

Sans doute savez-vous ce que c'est que de devoir rendre un rapport à temps ou de terminer un travail attendu. Dans le cas d'un rapport (c'est un exemple), il se peut que nous n'ayons d'autres solutions que de rassembler à la hâte un ensemble de matières à la cohérence douteuse. En général, cela se produit la veille de la date de remise du document...

Avec un peu plus de recul, nous aurions pu sans doute vérifier la pertinence des données, agrémenter le travail de visuels, de tableaux ou de notes documentaires. Tout simplement soigner la présentation. En plus de cela, une bonne maîtrise du sujet (car appréhendé avec anticipation) nous aurait permi de le présenter calme et détendu. Qui sait si nous n'aurions pas eu aussi le loisir de nous relaxer avec quelque activité plaisante auparavant ? Mieux encore, nous ne craindrions pas les éventuelles reproches qui pourraient être faits à juste titre sur la qualité discutable de notre travail...

« C'est grave docteur ? »

Il se révèle parfois nécessaire de prendre des mesures concrètes pour éradiquer cette tendance lourde de conséquences. Voyons lesquelles.

Faites une liste. Un classique. Mais irremplaçable. Etablir cette liste la veille de notre journée de travail. Il serait dommage de ne pas la rédiger... par procrastination. Préparez-vous à cocher les éléments accomplis de la liste au fur et à mesure de leur réalisation. Eventuellement, évaluez le temps nécessaire et signalez les étapes horaires sur la liste.

Comptez relativement large et n'omettez pas d'inclure les temps de déplacement si nécessaire. Incorporez des plages de sécurité. Il est rare qu'aucun imprévu ne vienne bousculer le meilleur des programmes. S'ils ne sont pas pris en compte, ces imprévus risquent fort d'introduire des contraintes qui nous amèneront à différer.

Parmi ces imprévus, les interruptions légitimes dues aux besoins de vos collaborateurs. Eux aussi sont confrontés à des contraintes équivalentes et peuvent avoir besoins de vos services pour organiser leur propre temps. Nous travaillons rarement « seul sur une île déserte ».

C'est souvent par ces imprévus que s'amorce la spirale de la procrastination. Pour du plus long terme, utilisez un calendrier ou un planning. Assurez-vous que vous avez un accès facile et permanent à ces données.

Hiérarchisez. Si c'est possible, concentrez les tâches les plus importantes sur des crénaux favorables, que ce soit en termes de tranquilité, disponibilité ou en termes de forme physique et mentale. Repérez vos rythmes personnels. Notez au passage que tous ces conseils sont simplement de la "gestion du temps".

Souvent, déléguer de « petites choses simples » suffit pour nous faire gagner un temps précieux

Déléguez. Qu'elles sont nos habitudes quant à la délégation ? Déléguer nous crée-t-il plus de problèmes que de solutions ? Il se peut que nous ne soyons pas un bon « délégueur ». Faire le point à ce propos peut nous avantager généreusement. Souvent, déléguer de « petites choses simples » suffit pour nous faire gagner un temps précieux.

Fragmentez. Dans le cas de travaux de grande envergure, fragmentez l'ensemble en des étapes plus « digestes » et plus faciles à contrôler. Chacune de ces étapes devient une tâche indépendante. Nous aurons ainsi un meilleur aperçu de la progression ce qui est très motivant pour mener à terme un travail de cet ordre.

Prenez soin de vous. Lors de la journée, et même (surtout) si beaucoup de choses à faire, prévoyez de courtes pauses régulières et offrez-vous une petite compensation. Un moment seul à marcher et respirer quelques minutes, une petite collation, la visite (courte !) à un collègue apprécié. Ces petits instants peuvent avoir un effet très réparateur sur l'organisme et vous mettent dans les meilleures dispositions pour vous remettre à la tâche avec un enthousiasme renouvelé.

Un dernier point : lorsque vous prenez des décisions ou des dispositions de ce genre, méfiez-vous des « nouveaux programmes » qui commencent demain... Commencez tout de suite !

 

Frédéric Huguenin - VR2



http://www.wikio.fr

Partagez cet article

Index de la Newsletter

Archives newsletters

Vers le site de VR2

Toutes les formations VR2